Definities

In deze klokkenluidersregeling worden de volgende definities gehanteerd:

Accountantsorganisatie:
AccountAble;

Medewerker:
alle werknemers alsmede alle partners-aandeelhouders die verbonden zijn aan AccountAble;

Vertrouwenspersoon:
de persoon die door de directie is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling;

Externe derde:
ieder persoon of organisatie niet zijnde AccountAble of één van haar medewerkers;

Melder:
medewerker of externe derde die een melding doet als bedoeld in deze klokkeluidersregeling.

Reikwijdte

De klokkenluidersregeling heeft betrekking op het volgende

1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door AccountAble of haar medewerkers.
2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door AccountAble of haar medewerkers.
3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door AccountAble of haar medewerkers.
4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega's, dan wel leidinggevenden.
5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie.
6. en verder alle situaties die naar de mening van de melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Procedure

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via onderstaand e-mail formulier. Via dit formulier kunnen externe derden eveneens een melding verrichten.
3. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
4. indien sprake is van een situatie genoemd onder punt a en e hierboven, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de vennoot. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
5. indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
6. bij het informeren van de vennoot en de vertrouwenspersoon als bedoeld in de punten 5 en 6 maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
7. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
8. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de vertrouwenspersoon met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
De directie van AccountAble garandeert de medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen AccountAble, danwel zijn/haar carrière.